Das digitale Gegenstück zur Papierakte
Ähnlich wie bei der klassischen Papierakte werden in der elektronischen Akte verschiedene Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden oder Lieferanten gesammelt. Die Art des Dokuments macht hier jedoch keinen Unterschied: Es können sowohl Schriftstücke, Bilder, Notizen, Videos als auch Tonaufzeichnungen abgelegt werden. Wenn nötig, können diese auch mit einer digitalen Signatur versehen werden.
Die e‑Akte sowie das dahinterliegende Archiv- und/oder Dokumenten-Management-System wird stets an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und der einzelnen Abteilungen angepasst. So können Dokumente, die beispielsweise sensible Daten enthalten nur bestimmten Nutzergruppen zugänglich gemacht werden.
Die Vorteile der E‑Akte
- Weltweiter Zugriff auf die Akten – und das rund um die Uhr.
- Dokumente können einfach abgelegt und auf Knopfdruck gefunden werden.
- Datenschutzkonformes Arbeiten: Akten sind vor unberechtigtem Zugriff und Verlust geschützt.
- Revissionssicherheit durch Berücksichtigung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
- Erhöhte Mitarbeitermotivation durch übersichtliche Ablagesysteme, kurze Suchzeiten und geringere Arbeitsbelastung.
- Ressourcen-schonend: Die e‑Akte spart Platz, Zeit und Geld.