Die Vorteile von standortunabhängigem Information Management
- Alle Mitarbeiter haben immer topaktuell alle benötigten Informationen zur Hand
- Flexibles Arbeiten auch mobil und offline möglich
- Die Datensynchronisation sorgt für gleiche Informationsstände
- Standortunabhängige Workflow-Prozesse beschleunigen Geschäftsprozesse
- Angebote können schneller erstellt und Kundenanfragen sofort beantwortet werden
- Die Effizienz, Produktivität und Motivation der Mitarbeiter steigt
- Schnellere Abschlussmöglichkeiten ergeben Wachstums-Chancen
Ausgangssituation: Informationsdefizite
Wenn ein Mitarbeiter nicht am Hauptsitz in der Nähe des zentralen Aktenarchivs sitzt, können ihn Detailfragen wie zu Rechnungen, Aufträgen und Produkten viel Zeit und Nerven kosten. Jedes Mal muss er eine Mail verfassen oder in der Zentrale anrufen, um entsprechende Informationen anzufordern und hoffen, dass er diese besser heute als morgen erhält. Zwischenzeitlich muss er den Vorgang zurückstellen und Interessenten und Kunden vertrösten. Das ist für ihn wie auch für den Ratsuchenden eine Zumutung.
Standortunabhängiges Information Management
Mit ECM ist das anders: Über Standortgrenzen hinweg wird der Online-Zugriff auf Dokumente gewährleistet. Je nach Zugriffsberechtigung können Mitarbeiter auf Informationen im zentralen elektronischen Archiv zugreifen.
Auch Kunden und Lieferanten können ausgewählte Dokumente und sie betreffende Informationen über Online-Portale zugänglich gemacht werden. Hierzu muss lediglich die richtige IP-Adresse am Client-PC konfiguriert werden.
Archivsynchronisation über Ländergrenzen
Zusätzlich können Archive unterschiedlicher Standorte miteinander synchronisiert werden. Anhand feingliedriger Regeln wird beispielsweise eingestellt, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale bei der nächtlichen Synchronisierung auf das Archiv einer Niederlassung synchronisiert werden.
Zentrale und Niederlassung haben so die gleichen Dokumente bei minimalen Antwortzeiten und ohne Belastung von Standleitungen vorliegen. Zweigstellen und Tochtergesellschaften im In- und Ausland werden optimal in das ECM integriert.
Offline-Betrieb
Genauso lassen sich auch mobile Nutzer einbinden, die offline an Laptops arbeiten. Der Außendienst hat dadurch immer sämtliche Unterlagen seiner Kunden topaktuell dabei. E‑Mails oder andere Dokumente, die der Außendienstmitarbeiter selbst erstellt, archiviert er in seinem Laptop-Archiv. Diese werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in die Zentrale übertragen und stehen dort für den Innendienst bereit.
Dadurch, dass Innen- und Außendienst auf immer aktuelle Informationsstände zugreifen, verbessert sich die Datenqualität sowie Kundenservice, ‑bindung und Mitarbeiterzufriedenheit werden erhöht.
Standortunabhängige Workflow-Prozesse
Home Offices und andere entfernte Arbeitsplätze lassen sich genauso standortunabhängig einfach in Workflow-Prozesse einbinden. Die Genehmigung von Angeboten oder die Freigabe von Rechnungen kann selbst offline auf dem Laptop erfolgen. Bei der nächsten Synchronisation wird der Arbeitsschritt automatisch wieder an die Zentrale übergeben und der dort zuständige Kollege vom System zur weiteren Bearbeitung aufgefordert.
Die Geschäftsprozesse werden gerade durch das Einbinden entfernter Arbeitsplätze und mobiler Anwender in die elektronischen Workflows deutlich beschleunigt.