Ihr Nutzen durch die elektronische Personalakte
- Datenschutzkonformer Zugriff nur für Berechtigte
- Mehr Rechtssicherheit durch Schutz gegen Dokumentenverlust
- Arbeitserleichterung durch schnellen Dokumentenabruf
- Beschleunigte Prozesse durch automatische Workflows
- Mehr Service für Mitarbeiter und Management
- Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung
- Reduzierter Platzbedarf
Die Ausgangssituation: Akten verwalten, statt Mitarbeiter zu betreuen
In vielen Unternehmen verbringen Personal-Sachbearbeiter den Großteil ihrer Zeit mit Papier. Denn um Mitarbeiter optimal zu betreuen, ist der Zugriff auf ihre vollständige Personalakte zwingend notwendig. Versetzungen, Beförderungen oder aber auch Arbeitsrechtsstreitigkeiten können sonst schnell Probleme bereiten. Kein Wunder, dass die digitale Personalabteilung in spe in Zeiten von Kostendruck und Personalabbau ihre papiergebundenen Prozesse überprüft.
Die elektronische Personalakte
Das elektronische Personalarchiv ermöglicht das Automatisieren vieler Routineprozesse im betrieblichen Personalwesen. Die Arbeit wird durch den Abruf gesuchter Dokumente auf Knopfdruck effizienter – unabhängig ob Recruiting, Betreuung, Förderung oder Gehaltsabrechnung.
Gesetzeskonforme, sicher Langzeitarchivierung
Eine wachsende Zahl nationaler und internationaler Gesetze verlangt die langfristig sichere Aufbewahrung von Personaldaten und ‑dokumenten. Dokumente werden per Netzwerk-Scanner oder Dokumenten-Scanner erfasst und mittels OCR klassifiziert. Mit der elektronischen Personalakte lässt sich die Archivierung nach vorgegebenen Kriterien automatisieren. Berechtigte können über Jahre alle Dokumente sofort einsehen. Büro- und Lagerraum werden eingespart, denn in der Regel entfällt die Ablage von Schriftstücken in Ordnern und Aktenschränken.
Informationsabruf: Datenschutzkonform, sicher und effizient
Individuelle Zugriffsrechte ermöglichen den Zugang auch nur zu Teilen von Personaldokumenten. Alle Prozesse werden so stets datenschutzkonform abgewickelt. Routineprozesse lassen sich durch einfach bedienbare, elektronische Workflows wie zur Genehmigung von Urlaubsanträgen, bezahltem / unbezahltem Freizeitausgleich, Überstunden etc., erheblich beschleunigen. Dazu werden die Unterlagen automatisch an den richtigen Ansprechpartner im digitalen Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet.
Protokollfunktionen identifizieren umgehend Engpässe im System. Befinden sich alle Dokumente im zentralen elektronischen Personalarchiv, erhalten Mitarbeiter allgemeine Informationen zu ihrer Akte auf Knopfdruck.