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DMS: 10 Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Autorin: Vere­na McKen­dry, Alos GmbH

Immer wie­der kommt die Fra­ge auf ob ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS) benö­tigt wird.

Oft ist die­se Fra­ge rein rhe­to­risch. Denn sobald Unter­neh­men über den Sinn oder Unsinn eines DMS nach­den­ken, sind sie meist schon an einem Punkt ange­kom­men, an dem sie nicht umhin­kön­nen, ein DMS anzu­schaf­fen. Die Fra­ge dient nur der Absi­che­rung, ob auch Drit­te der­sel­ben Ansicht sind.

ür Unent­schlos­se­ne wur­den 10 Grün­de, die für die Anschaf­fung eines DMS spre­chen, zusammengetragen:

1. Rechtliche Vorgaben werden erfüllt

Natio­na­le und inter­na­tio­na­le Vor­schrif­ten füh­ren nahe­zu zu einem obli­ga­to­ri­schen elek­tro­ni­schen Archivierungssystem.
Die Regeln der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) zur Auf­be­wah­rung steu­er­recht­lich rele­van­ter elek­tro­ni­scher Daten bestim­men unter ande­rem, dass Unter­neh­men jeg­li­cher Grö­ße elek­tro­nisch ein­ge­gan­ge­ne Rech­nun­gen nicht mehr in Papier­form archi­vie­ren dür­fen. Ein elek­tro­ni­sches Archiv ist daher unabdingbar.
Auf inter­na­tio­na­ler Ebe­ne kom­men die Vor­schrif­ten der Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) zum Zug. Vor­schrif­ten, wie das Recht auf Ver­ges­sen­wer­den, Lösch­pflich­ten und Auf­be­wah­rungs­fris­ten kön­nen mit einem Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem spie­lend leicht umge­setzt werden.

2. Langwierige Suchen entfallen

Wenn Rech­nun­gen, Bele­ge, Lie­fer­schei­ne, Ver­trä­ge usw. hän­disch ein­ge­scannt und dezen­tral in Ord­nern abge­legt wer­den, kommt es häu­fig vor, dass Unter­la­gen müh­sam gesucht wer­den müs­sen oder nicht gefun­den wer­den. Die Doku­men­te kön­nen sich an vie­len Stel­len auf Sys­te­men befin­den. Womög­lich ver­wen­det jeder Mit­ar­bei­ter ein ande­res Abla­ge­sys­tem. Eine zen­tra­le Suche mit Schlag­wor­ten ist nicht mög­lich. Mit einem DMS wird kei­ne Zeit mehr mit unnö­ti­gen Suchen ver­schwen­det – Doku­men­te kön­nen sekun­den­schnell im DMS wie­der­ge­fun­den werden.

3. Reduzierung des Papierverbrauchs

Nie­mand ver­sinkt ger­ne in Papier­ber­gen. In über einem Drit­tel der Büros sta­peln sich nach wie vor Akten auf dem Schreib­tisch (AIIM, 2015). Ein gro­ßer Teil davon sind aus­ge­druck­te Doku­men­te, die man angeb­lich so „schnel­ler wiederfindet“.
Hier ein Rechen­bei­spiel, das scho­ckiert: Ange­nom­men ein Mit­ar­bei­ter druckt täg­lich 65 Sei­ten aus (bei der Zahl der E‑Mails und ande­rer Unter­la­gen durch­aus rea­lis­tisch); dann mul­ti­pli­ziert es sich bei einem Unter­neh­men, das 100 Mit­ar­bei­ter beschäf­tigt, auf fast 1,5 Mil­lio­nen Sei­ten pro Jahr. Legt man alle Sei­ten auf­ein­an­der wür­de sich das Papier auf fast 148 Meter sta­peln. Dies ent­spricht fast der Höhe des Köl­ner Doms (157 Meter).
Durch ein DMS las­sen sich digi­ta­le Doku­men­te immer zuver­läs­sig und schnell fin­den. Die Anzahl der unnö­ti­gen Aus­dru­cke wird redu­ziert, wodurch gleich­zei­tig die Umwelt geschont wird. Durch die Ein­spa­run­gen für die Kos­ten an Papier, Patro­nen, Kar­tu­schen und Dru­cker amor­ti­siert sich ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem im Nu.

4. Kosten- und Zeitersparnis

Schät­zungs­wei­se 40 bis 60 Pro­zent der Arbeits­zeit gehen durch manu­el­les Doku­men­ten-Manage­ment ver­lo­ren (Mit­tel­stand Digi­tal). Im Schnitt kos­tet die Suche nach einem ein­zi­gen Doku­ment 18 Minu­ten (IDC, 2016). Das heißt, allein die Suche nach Doku­men­ten macht rund 25 bis 40 Pro­zent der Gehalts­kos­ten aus.

5. Dokumente stehen an mehreren Standorten zur Verfügung

„Ich kann zu Ihrem Fall lei­der gera­de nichts sagen, die Akte liegt bei mei­nem Kol­le­gen.“ Die­ser Satz hat noch kei­nen Kun­den glück­lich gestimmt. Wenn die Akte im nächs­ten Büro liegt, ist das Pro­blem über­schau­bar. Wer­den Doku­men­te aber zwi­schen den Büros in Köln und Ber­lin, oder gar inter­na­tio­nal aus­ge­tauscht, wird es schnell unübersichtlich.
Mit einem digi­ta­len Archiv (DMS) kön­nen Mit­ar­bei­ter jeder­zeit und orts­un­ab­hän­gig auf alle Unter­la­gen zugrei­fen. Die Bear­bei­tungs­zeit ver­kürzt sich und die Kun­den­zu­frie­den­heit steigt eben­falls an.

6. Motivierte Mitarbeiter

Kom­men Ihnen die­se Doku­ment­na­men bekannt vor: report_final_final_v3.pdf oder auswertung_neu_bearbeitet_(mitarbeiterkürzel).docx? Kein Wun­der, dass da schnell mal Feh­ler pas­sie­ren, weil Ihre Mit­ar­bei­ter im fal­schen Doku­ment arbei­ten oder Infor­ma­tio­nen beim Hin- und Her-Kopie­ren nicht über­tra­gen wer­den. Zudem macht es die Suche nach Doku­men­ten zeit­auf­wän­dig und häu­fig frustrierend.

Mit einem DMS fin­den Mit­ar­bei­ter Doku­men­te auf Knopf­druck und unab­hän­gig von Namens­ge­bun­gen. Ein ein­zi­ges Stich­wort oder Ken­nung genügt, um das benö­tig­te Doku­ment zu fin­den. Dadurch wird viel Zeit ein­ge­spart und die Feh­ler­häu­fig­keit sinkt. Die Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter steigt, denn end­lich kann die gewon­ne­ne Zeit für das Kern­ge­schäft ein­ge­setzt werden.

7. Doppelte Erfassungen werden vermieden

Das schlimms­te Sze­na­rio in der Daten­ver­wal­tung sind Par­al­lelerfas­sun­gen (dop­pel­te Ein­trä­ge). Ohne ein zen­tra­les Abla­ge­sys­tem spei­chern Mit­ar­bei­ter die Unter­la­gen in diver­sen For­ma­ten und mit unter­schied­li­chen Datei­na­men häu­fig mehr­fach ab, damit die­se auch in ande­ren Zusam­men­hän­gen wie­der­ge­fun­den wer­den kön­nen. Dop­pel­te Regis­trie­run­gen bzw. Mehr­fach-Frei­ga­ben von Rech­nun­gen und dar­aus resul­tie­ren­de Mehr­fach-Über­wei­sun­gen sind die Fol­ge. Eine exak­te Über­sicht fehlt. Ein pas­sen­des DMS kann Abhil­fe schaf­fen, Trans­pa­renz und Über­sicht erzeu­gen somit Kos­ten reduzieren.

8. Kundenzufriedenheit steigt

Kun­den erwar­ten schnel­le Reak­ti­ons­zei­ten. Sie wer­den unge­dul­dig und unzu­frie­den, wenn lang­wie­rig rich­ti­ge Vor­gän­ge her­vor­ge­sucht wer­den müssen.

Mit einem DMS steigt die Kun­den­zu­frie­den­heit im Hand­um­dre­hen, denn die Bear­bei­tungs- und Reak­ti­ons­zei­ten ver­kür­zen sich ekla­tant. Tat­säch­lich wird die schnel­le Reak­ti­ons­zeit als der größ­te Vor­teil von DMS-Nut­zern geschätzt (AIIM, 2015).

9. Umweltschutz

Umständ­li­ches Suchen führt meist zur Dupli­zie­rung von Doku­men­ten und somit zu unnö­ti­gem Papier­kon­sum. Mit der Umset­zung eines papier­ar­men Büros, durch ein DMS, wird zu einer umwelt­ge­rech­ten Unter­neh­mens­füh­rung bei­getra­gen und die Umwelt nach­weis­lich geschont.

10. Platz schaffen

Spä­tes­tens dann, wenn eine räum­li­che Umstruk­tu­rie­rung ansteht, weil die Zahl der Akten­ord­ner erheb­lich zunimmt und das Archiv aus allen Näh­ten platzt, soll­te über ein zen­tra­les digi­ta­les Archiv nach­ge­dacht wer­den. Die Digi­ta­li­sie­rung der Doku­men­te schafft Platz. Der ana­lo­ge Archiv-Raum kann als neu­es Büro, Mee­ting-Raum oder Ruhe­raum genutzt wer­den (Arti­kel auf spiegel.de).

Und wenn ein Stand­ort­wech­sel ansteht bedarf es kei­ner Umzugs­kar­tons, die mit Akten­ord­nern zu fül­len sind, son­dern kön­nen Doku­men­te ein­fach digi­tal trans­por­tiert werden.

Quellen