ALOS: Ersetzendes Scannen und weitere neue Funktionen in ALOS Scan Software

Köln, 15. Febru­ar 2022 – ALOS, ein füh­ren­der Anbie­ter im Bereich des Doku­men­ten-Manage­ments, erwei­tert mit dem neu­es­ten Release von ALOS Scan das Funk­ti­ons­spek­trum der Lösung, um die auto­ma­ti­sche Klas­si­fi­zie­rung von Doku­men­ten zu beschleu­ni­gen und Erset­zen­des Scan­nen gemäß BSI TR-RESISCAN zu ermöglichen.

ALOS Scan wur­de von einem Inhouse Spe­zia­lis­ten-Team der ALOS GmbH in Köln für pro­fes­sio­nel­le Anwen­der ent­wi­ckelt. In der Wei­ter­ent­wick­lung wur­de dabei der Schwer­punkt auf intui­ti­ve und moder­ne Benut­zer­füh­rung gelegt, wodurch das Digi­ta­li­sie­ren von Papier­do­ku­men­ten wei­ter ver­ein­facht, ver­bes­sert und be-schleu­nigt wird. Wei­te­re Vor­tei­le der Soft­ware sind der Ver­zicht auf Volu­men-begren­zung in der Beleg­men­ge und Scan­ner­klas­si­fi­zie­rung, was eine Anbin­dung nahe­zu aller Beleg-Scan­ner zulässt.

Trans­fer­ver­merk: TR-RESISCAN ready

Mit der Tech­ni­schen Richt­li­nie BSI TR-03138 „Erset­zen­des Scan­nen (RESISCAN)“ gibt das Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) Spe­zi­fi­ka­tio­nen für infor­ma­ti­ons- und rechts­si­che­re Scan-Pro­zes­se vor. Papier­ge­bun­de­ne Pro­zes­se las­sen sich auf die­ser Basis digitalisieren.

ALOS Scan unter­stützt Anwen­der und Anbie­ter von Scan­dienst­leis­tun­gen bei der Umset­zung der TR-RESISCAN (TR-RESISCAN rea­dy) durch die auto­ma­ti­sche Gene­rie­rung des Trans­fer­ver­merks. Mit den dar­in ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen las­sen sich alle Schrit­te des Scan-Pro­zes­ses detail­liert nach­ver­fol­gen, wodurch ein Ersatz der Papier­ori­gi­na­le durch die gescann­ten elek­tro­ni­schen Kopien aus­drück­lich recht­lich erlaubt wird. Das soge­nann­te Erset­zen­de Scan­nen ermög­licht die Redu­zie­rung von Ver­wal­tungs­auf­wän­den, die Sicher­stel­lung der Wie­der­auf­find­bar­keit und die Ein­spa­rung von Archivierungsflächen.

Effi­zi­en­te­re Klas­si­fi­zie­rung von Dokumenten

Mit den zusätz­li­chen Modu­len ALOS Ana­ly­ze und ALOS Touch erhal­ten Anwen­der zudem opti­mier­te Funk­tio­na­li­tä­ten für das Erken­nen, Klas­si­fi­zie­ren und Aus­le­sen von Dokumenten.

ALOS Ana­ly­ze auto­ma­ti­siert die­se Pro­zes­se durch OCR-Tex­terken­nung und die Zuord­nung von Schlag­wor­ten zu bestimm­ten Doku­men­ten­ty­pen. Eine schnel­le­re Bear­bei­tung von Doku­men­ten sowie die Redu­zie­rung der manu­el­len Zuord­nung füh­ren zudem zu einer gerin­ge­ren Fehlerquote.

Mit ALOS Touch kön­nen Anwen­der nicht iden­ti­fi­zier­ba­re Doku­men­te durch intui­ti­ve Bedie­nung per Maus oder Touch­screen manu­ell klas­si­fi­zie­ren und direkt Ord­nern oder Per­so­nen zuordnen.

Der gesam­te Cap­tu­re-Work­flow aus einer Hand

Wei­ter­hin bie­tet ALOS Scan den vol­len bis­he­ri­gen Umfang an Funk­tio­nen für den gesam­ten Cap­tu­re-Work­flow: Dank umfang­rei­cher Import- und Export­funk­tio­nen unter­stützt die Lösung bei der Ver­ar­bei­tung von Scans exter­ner Sys­te­me und E‑Mail-Ein­gän­gen, dem auto­ma­ti­schen Erken­nen und Aus­le­sen von Infor­ma­tio­nen (u.a. OCR, Bar­code und Patch­code) genau­so wie bei der Über­ga­be der ein­ge­le­se­nen Daten zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung an unter­schied­li­che Fol­ge­sys­te­me wie DMS‑, CRM‑, ERP‑, E‑Mail- oder File­Sha­re-Lösun­gen. Auch eine Anbin­dung zu Micro­soft SQL-Ser­vern ist mög­lich, so dass ergän­zen­de Infor­ma­tio­nen aus Daten­ban­ken im- und expor­tiert wer­den können.

„ALOS Scan beschleu­nigt Pro­duk­ti­ons-Scan-Pro­zes­se und ver­bes­sert gleich­zei­tig die Extrak­ti­ons- und Daten­qua­li­tät“, sagt Axel Schnei­der, Mana­ger Sales bei der ALOS GmbH. „Mit unse­ren Modu­len ver­ein­fa­chen wir die Klas­si­fi­zie­rung von Doku­men­ten und ermög­li­chen – ins­be­son­de­re durch den Trans­fer­ver­merk – höchs­te Sicher­heit im gesam­ten Cap­tu­re-Work­flow. Damit unter­stüt­zen wir unse­re Kun­den bei der Digi­ta­li­sie­rung und hel­fen ihnen, Geschäfts­pro­zes­se zu optimieren.“

Kos­ten­lo­se Online-Seminare

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu ALOS Scan und den ein­zel­nen Modu­len erhal­ten Inter­es­sier­te in den ALOS Online-Semi­na­ren, die kos­ten­los über www.alos.de buch­bar sind. Ter­mi­ne: ALOS Scan: 25.02.2022, 10.00 Uhr, ALOS Ana­ly­ze: 11.03.2022, 10.00 Uhr, ALOS Touch: 25.03.2022, 10.00 Uhr.