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Scan-Services HR-Akten

Umstel­lungs­pflicht auf elek­tro­ni­sche Ent­gelt­un­ter­la­gen
zum 01.01.2027

Jetzt bera­ten lassen

Warum HR-Leitungen jetzt handeln müssen

Zum 31.12.2026 endet die Über­gangs­pha­se für elek­tro­ni­sche Ent­gelt­un­ter­la­gen. Für vie­le Unter­neh­men bedeu­tet das: papier­ba­sier­te oder unstruk­tu­rier­te HR-Unter­la­gen müs­sen recht­zei­tig geprüft, digi­ta­li­siert und ein­deu­tig auf­find­bar sein. Genau dafür fehlt im All­tag jedoch oft die Zeit – und die Kom­ple­xi­tät ist hoch.

Warum das Thema für HR-Leitungen jetzt kritisch wird

In vie­len Ein­rich­tun­gen und Unter­neh­men lie­gen prü­fungs­re­le­van­te Unter­la­gen ver­teilt vor: in Papier­ak­ten, Ord­nern, Neben­ab­la­gen, Lohn­bü­ros oder an ein­zel­nen Stand­or­ten. Das wird spä­tes­tens bei einer kurz­fris­ti­gen Prü­fung zum Risiko.

Typi­sche Her­aus­for­de­run­gen in HR-Bereichen:

  • Unter­la­gen sind vor­han­den, aber nicht schnell auffindbar
  • Papier­ak­ten bin­den wert­vol­le Kapa­zi­tä­ten in HR und Payroll
  • Doku­men­te lie­gen unein­heit­lich vor (Papier, Scan, E‑Mail, Dateiablage)
  • Zustän­dig­kei­ten sind nicht klar geregelt
  • Prü­fun­gen ver­ur­sa­chen unnö­ti­gen Auf­wand durch Suchen, Nach­rei­chen und Abstimmen

Was konkret betroffen ist

Nicht jede Per­so­nal­ak­te muss voll­stän­dig digi­ta­li­siert wer­den. Rele­vant sind vor allem Ent­gelt­un­ter­la­gen und prü­fungs­re­le­van­te Nach­wei­se, z. B.:

  • SV-Nach­wei­se
  • DEÜV-Mel­dun­gen
  • Kran­ken­kas­sen­be­schei­de
  • Nach­wei­se zur Ver­si­che­rungs- oder Befreiungspflicht
  • Unter­la­gen zu Mini­jobs und kurz­fris­ti­ger Beschäftigung
  • Nach­wei­se der Elterneigenschaft
  • Wei­te­re abrech­nungs­re­le­van­te Dokumente

Zuläs­sig sind u. a. PDF und bestimm­te Bildformate.

Wir unter­stüt­zen dich.
Star­te jetzt mit dei­ner Vorbereitung!

Je frü­her Bestand, Struk­tur und Vor­ge­hen geklärt sind, des­to bes­ser lässt sich die Digi­ta­li­sie­rung planen.

Wir unter­stüt­zen dich bei der Digi­ta­li­sie­rung dei­ner HR- und Ent­gelt­un­ter­la­gen.
DSGVO-kon­form. Sicher.

  • Wir prü­fen mit dir den Bestand
    Gemein­sam klä­ren wir, wel­che Unter­la­gen vor­lie­gen, wel­che Doku­ment­ty­pen rele­vant sind und wie die spä­te­re digi­ta­le Struk­tur aus­se­hen soll.
  • Wir digi­ta­li­sie­ren dei­ne HR- und Entgeltunterlagen
    Wir über­neh­men Doku­men­ten­vor­be­rei­tung, Scan­nen, OCR-Ver­ar­bei­tung, Qua­li­täts­si­che­rung und struk­tu­rier­te Bereitstellung.
  • Wir schaf­fen Ord­nung in der Ablage
    Die digi­ta­len Doku­men­te wer­den nach abge­stimm­ten Kri­te­ri­en bereit­ge­stellt, zum Bei­spiel nach Mit­ar­bei­ten­den, Doku­ment­typ, Zeit­raum oder Aktenstruktur.
  • Wir ent­las­ten dei­ne Verwaltung
    Dei­ne Teams müs­sen nicht selbst sor­tie­ren, scan­nen, prü­fen und nach­ar­bei­ten, son­dern kön­nen sich auf ihre eigent­li­chen Auf­ga­ben konzentrieren.
  • Wir berück­sich­ti­gen Daten­schutz und Nachvollziehbarkeit
    Auf Wunsch inklu­si­ve siche­rem Daten­trans­fer und doku­men­tier­ter Verarbeitung.
Down­load Factsheet
Bist Du vorbereitet?
Check­lis­te für HR-Leitungen
  1. Bestand ken­nen
    • Wel­che Unter­la­gen lie­gen noch in Papier­form vor?
    • Sind alle Stand­or­te, Ein­rich­tun­gen und Gesell­schaf­ten voll­stän­dig erfasst?
    • Gibt es Alt­ak­ten, lau­fen­de Akten und sepa­ra­te Pay­roll Unterlagen?
    • Ist klar defi­niert, wel­che Doku­men­te prü­fungs­re­le­vant sind?
  2. Struk­tur schaffen
    • Gibt es eine ein­heit­li­che Benen­nung digi­ta­ler Dokumente?
    • Kön­nen Unter­la­gen ein­deu­tig Mit­ar­bei­ten­den, Zeit­raum und Doku­ment­typ zuge­ord­net werden?
    • Sind Unter­la­gen chro­no­lo­gisch nachvollziehbar?
    • Exis­tiert ein ver­bind­li­ches Abla­ge- oder Indexkonzept?
  3. Prü­fungs­si­cher­heit herstellen
    • Sind Doku­men­te voll­stän­dig, les­bar und schnell verfügbar?
    • Kön­nen Unter­la­gen bei Prü­fun­gen ohne Such­zei­ten bereit­ge­stellt werden?
    • Ist doku­men­tiert, wann und wie digi­ta­li­siert wurde?
    • Gibt es eine Qua­li­täts­si­che­rung für Scans und Zuordnung?
  4. Daten­schutz sicherstellen
    • Sind Zugriffs­rech­te klar geregelt?
    • Gibt es siche­re Über­tra­gungs­we­ge für digi­ta­le Dokumente?
    • Ist defi­niert, wie Papier­un­ter­la­gen nach der Digi­ta­li­sie­rung behan­delt werden?
    • Exis­tiert ein Kon­zept für Auf­be­wah­rung, Rück­ga­be oder Vernichtung?
  5. Auf­wand rea­lis­tisch einschätzen
    • Haben HR und Pay­roll Kapa­zi­tä­ten für Sich­tung und Digitalisierung?
    • Gibt es Stand­or­te mit beson­ders vie­len Papierakten?
    • Ist klar gere­gelt, wer die Doku­men­ten­vor­be­rei­tung übernimmt?
    • Wur­de eine Stich­pro­be zur Auf­wands­schät­zung durchgeführt?